Le rendez-vous a lieu tous les trois ans. Le représentant lensois, Guy Bourgeois, a pu compter sur la structure du VVF Les Argousiers et de son directeur, Jean-Louis Bougas, alors qu'il avait projeté initialement d'établir ce congrès national dans le grand salon de l'hôtel de ville de Calais, « mais Calais n'a pas souhaité nous recevoir », a-t-il précisé lors de son mot de bienvenue.
À peine débarqués en gare de Calais ville, les congressistes ont déposé, samedi matin, une gerbe à la stèle des victimes de la SNCF, qui jouxte la gare.
Venus des différents groupes que comporte l'association, couramment appelée 4A, les présidents ou leurs représentants étaient en provenance de Tarbes, Bordeaux, Périgueux, Angoulême, Tours, Orléans, Le Mans, Rouen, Paris, Amiens, Dijon, Somain, Metz, Lille et Lens. Ce congrès était présidé par Bernard Jackowski, président national de l'association, à côté duquel avait pris place deux représentants de la direction de la SNCF, Nicolas Comte et Christophe Capet ainsi que le directeur du centre de formation des apprentis d'Hellemmes, Philippe Hugotte.
L'ordre du jour tournait autour des questions relatives à la défense du statut de l'apprenti et aussi celles concernant l'avenir et le devenir de l'apprentissage à la SNCF. « Aujourd'hui une partie de la formation est assurée dans les lycées professionnels, mais la pratique reste du ressort des centres d'entretien de la SNCF. Pour 2009, 300 apprentis devraient sortir des cinq CFA de la SNCF, situés à Hellemmes, Le Mans, Bischheim, Villeneuve-Saint-George et Oullins », a expliqué Bernard Jackowski.
Alors que les anciens apprentis cheminots, actifs ou retraités, débattaient, leurs épouses ont visité le village Saint-Joseph. La journée de dimanche a permis à tous de tester la formule « prêt à partir » proposée par le VVF, lors d'une excursion à Londres, avec un aller via le rail sous la Manche et un retour en ferry.